McCann-Erickson WorldGruop, agencia de publicidad y comunicación de marketing, acaba de firmar un acuerdo con HYPERWAVE, en virtud del cual McCann utilizará la herramienta de gestión del conocimiento HYPERWAVE para gestionar las distintas delegaciones que la agencia tiene repartidas por todo el mundo, con el fin de dotar a sus empleados de un acceso inmediato la información relevante de la compañía.
Esta alianza supone un paso revolucionario para McCann Erickson, ya que gracias a HYPERWAVE los recursos y maestría de la agencia quedan a disposición de todas las personas que conforman su equipo. Este acceso inmediato a la información interna de la empresa, permite por una parte, elevar la calidad del trabajo final y por otra, reducir los tiempos en lo que a colaboración con el cliente se refiere.
La infraestructura del sistema incluye actualmente tres servidores de CPU duales con el almacenaje RAID. El primero de los servidores funciona sobre el Servidor de Información Hyperwave, el segundo sobre Oracle y el tercero sobre LDAP (un servidor de correo con nuevas y avanzadas características). Todos ellos están basados en Microsoft NT y están en proceso de ser elevados a Windows 2000.
La funcionalidad de la herramienta está basada en dos productos: el Servidor de Información y el Portal Corporativo. El Servidor de Información Hyperwave (HIS), constituye una plataforma para desarrollar las aplicaciones que permiten a los usuarios compartir el conocimiento contenido tanto en la intranet como en la extranet. En cuanto al portal, construido sobre la infraestructura del Servidor añade un componente de colaboración muy importante y ofrece un fácil acceso a toda la información, tanto estructurada como desestructurada, así como a los grupos de información contenidos en gran número de servidores.
En función de estos dos productos, McCann ha desarrollado, en un reducido plazo de tiempo, un servicio de estrecha colaboración B2B con sus clientes. En el pasado, este proceso podía llevar hasta cuatro meses para conseguir un primer portal de prueba; a este período le seguía otro de dos meses en los cuales se alcanzaba la versión definitiva del site. McCann ha obtenido un site finalizado en un plazo de cuatro semanas, de las cuales el mayor tiempo se ha invertido en creatividad y diseño.
La solución HYPERWAVE permite a los distintos departamentos de todas las delegaciones de McCann, interactuar entre sí con la máxima eficacia. El sistema incluye herramientas de colaboración tales como un calendario para la planificación del grupo de trabajo, un directorio para ver quien trabaja en las diferentes cuentas, las bases de datos de los casos ya estudiados así como sus imágenes, y los perfiles del usuario ordenados conforme indica la experiencia de la industria. Los agentes de notificación automatizados alertan a los clientes y a los equipos de trabajo cuando se agregan contenidos nuevos y también avisan de las modificaciones sobre la documentación ya existente. Todo ello facilita y acelera el proceso de revisión y aprobación por parte de los clientes y demás partes implicadas. En el futuro, lo que pretende la agencia es llevar más allá sus capacidades mediante una plataforma de Workflow que agilice aún más los procesos de la empresa y los haga más eficientes.
McCann-Erickson tenía muy claros los criterios de selección a la hora de optar por una u otra herramienta de gestión del conocimiento. La agencia precisaba de una potente solución que fuera flexible y a la vez, sencilla de manejar. Era necesario que permitiera a los diferentes equipos que componen las cuentas, publicar y compartir cualquier tipo de información con un simple click. HYPERWAVE cumplía con estos requisitos de facilidad de uso, y como muestra de ello en estos momentos hay, dentro de McCann 7.100 usuarios compartiendo más de 29.000 documentos. Una cuestión muy importante era que la arquitectura permitiera una mejor gestión de los links, ya que el gran reto de este tipo de soluciones es el de conseguir eliminar los links rotos. En este sentido, la tecnología de HYPERWAVE con respecto a los enlaces, garantiza que ninguna información quede huérfana.
Otra de las razones que impulsaron a McCann a elegir HYPERWAVE es el personal de apoyo de la compañía. Los profesionales de HYPERWAVE colaboraron en todo momento con el departamento de desarrollo de la agencia para crear una herramienta que se adaptara perfectamente a las necesidades de negocio de McCann. Además, una vez integrada la solución, HYPERWAVE ha mantenido una comunicación directa con nuestros técnicos y les han prestado una ayuda personalizada, de tal forma que cualquier incidencia se puede resolver en un mínimo plazo de tiempo, sin que ésta llegue a afectar a la actividad diaria de la agencia.
HYPERWAVE fue diseñado por el departamento de investigación de la Universidad de Gratz (Austria), obteniendo el Premio de la Unión Europea como el producto tecnológicamente más avanzado del mercado. SIDOCOR ha obtenido la licencia de este producto para su comercialización en España, Portugal y Latinoamérica.
