La Fundación PepsiCo y la Fundación Banco de Alimentos de Madrid han presentado el caso de éxito de su proyecto de colaboración para impulsar la digitalización del sector terciario. La iniciativa, pionera en España, surge en noviembre de 2021 como respuesta a la necesidad del banco de hacer frente al incremento de la demanda de alimentos en la Comunidad de Madrid tras la pandemia de la Covid-19. En palabras del presidente de la Fundación Banco de Alimentos de Madrid, Francisco García, “se ha iniciado un camino que marca un antes y un después en la forma de operar del Banco de Alimentos de Madrid que es el banco más grande de Europa”.
La digitalización ha transformado al banco en una organización más eficiente y mejor preparada para el futuro
En concreto se ha implementado SAGE, una plataforma de gestión para optimizar procesos financieros y de compra, y que abarca desde el manejo de datos de productos y proveedores hasta la compra de alimentos en sí, así como de los procesos financieros para ello. Por otra parte, se ha implementado la herramienta POWERBI para el análisis de datos, lo que ha permitido, por ejemplo, acceso diario a toda la información logística. En la actualidad el banco ya trabaja con nuevos indicadores (promedio de caducidad de los alimentos, días de stock de los productos almacenados) y además puede llevar a cabo un seguimiento muy detallado de lo que recibe cada una de las entidades para ser muy ecuánimes en los promedios de kilo por beneficiario.
Otro de los grandes beneficios para el banco ha sido la reducción de la carga de trabajo manual de cinco horas mensuales en gestión de solicitudes de voluntariado, al pasar de una gestión vía e-mail a recibir información directa desde el formulario de la web. También se ha simplificado el trabajo manual en la gestión del proceso de compras en unas cuarenta horas mensuales gracias a que SAGE, permite un seguimiento y control del gasto de compras, lo que permite llevar un control presupuestario mucho más automático. El proyecto también ha permitido una mayor productividad de los voluntarios, gracias a un mayor control e inmediatez de procesos, como, por ejemplo, el cálculo de necesidades de alimentos o el número de beneficiarios teniendo en cuenta altas, bajas y regularizaciones.
Implicación de voluntarios de los equipos de IT, Hub Digital y Logística de PepsiCo
En el proyecto han participado un equipo de voluntarios de los departamentos de IT, el Hub Digital y del centro logístico que han ejercido de consultores para transferir conocimiento y acompañar durante todo el proceso de implementación de los programas. El equipo del banco también realizó una visita en octubre del año pasado al principal centro logístico de la compañía en Burgos para conocer en detalle la gestión logística en un almacén totalmente automatizado.
